POLÍTICAS DE COMPRAS DEPARTAMENTOS DE HABITACIONES Y DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Ibagué, 12 de mayo de 2008



Señora:
YOLANDA BERNAL
Instructora SENA
Cuidad



REF: POLÍTICAS DE COMPRAS DEPARTAMENTOS DE HABITACIONES Y DE ALIMENTOS Y BEBIDAS


Apreciada señora:

Siguiendo los requerimientos para la administrar recursos humanos, físicos, financieros. A continuación le presentamos nuestras políticas de compras para los departamentos de habitaciones y de alimentos y bebidas.

Deseando todo sea de su agrado esperamos su respuesta para ultimar detalles.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS


OBJETIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Gestionar de manera eficiente y eficaz las adquisiciones de los diferentes bienes y servicios que requiere Springfield Centro Vacacional para obtener un funcionamiento adecuado en los distintos departamentos; ejecutar y supervisar las compras de mobiliario, equipo y materiales y contratación de servicios, generalmente del país con apego a la normatividad, garantizando además la efectiva aplicación de los recursos mediante la adquisición oportuna de los bienes en las mejores condiciones de precios, pago, calidad, soporte técnico y garantía. Todas estas condiciones son respaldadas por escrito mediante cotizaciones, facturas, órdenes de compra y contratos de compraventa.

POLÍTICAS GENERALES

Asesorar a los departamentos en lo pertinente a precios de bienes y servicios, de manera más razonable y económica.
Programar la Capacitación continua del personal.
Autorizar la adquisición de bienes e insumos únicamente en base a presupuestos.
Presentar como mínimo tres posibles opciones de negocio para elegir el proveedor que se ajuste a nuestras necesidades y a las políticas de calidad.
Lograr la mejor negociación del mercado con los proveedores para que nos ofrezcan un financiamiento adecuado.
Actualizar constantemente la cartera de Proveedores.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS

Políticas para el departamento de Habitaciones


1. Las camas sencillas deben contar con una medida min. De 1.90 x 1.20 mts.
2. Las camas dobles deben contar con una medida min. De 1.90 x 1.40 mts.
3. La cama King size debe contar con una medida min. De 2 x 2 mts
4. Colchones ortopédicos antialérgicos de la empresa
5. La lencería debe estar confeccionada con materiales frescos y en tonos coloridos.
6. Todo el mobiliario tiene que ser de madera.
7. Los Electrodomésticos de todas las áreas marca LG.
8. El contrato para los amenities se llevará a término no menor a un año.
9. Las neveras tendrán una medida estándar para todas las cabañas.
10. La adaptación del sistema luminoso tiene que tener especificaciones de ahorro de energía.


Políticas para el departamento de Alimentos y Bebidas


1. Las empresas proveedoras de los alimentos perecederos ofrecerán el servicio de transporte en adecuados vehículos estipulados para éste, a su vez los alimentos estarán dentro de canastillas proporcionadas por el Centro Vacacional.
2. No se manejaran contratos de compra en los alimentos perecederos y no perecederos, y los pagos se harán de contado en efectivo o cheque a quince días.
3. Para manejo de las averías en los alimentos no perecederos se entregara una relación que se dará a conocer en el momento que se toma el pedido y el cambio se recibirá mano a mano al momento de la entrega del pedido.
4. Para efectos de bunas practicas de manejo de alimentos, se exigirá el certificado al dia de la norma ISO a todos los proveedores de alimentos perecederos o no.
5. Toda compra deberá ser registrada magnética y manualmente anexando copia del comprobante.
6. La compra de las bebidas y demás productos de consumo serán exclusivos de empresas de la región o el país; exceptuando en los vinos (chilenos y españoles) y otros destilados extranjeros (whisky, vodka, tequila)
7. Los proveedores de bebidas alcohólicas apoyaran con su personal de impulso y mercadeo los eventos que programe el centro vacacional.
8. Las bebidas alcohólicas tendrán un stock mínimo de producto, básicamente necesario para eventos.
9. El manejo de las bebidas caducadas, alcohólicas o no, se entregara una relación que se dará a conocer en el momento que se toma el pedido y el cambio se recibirá mano a mano al momento de la entrega del pedido.
10. Los pedidos se harán en una fecha promedio de cada quince (15) días.