INVENTARIO ALIMENTOS PERECEDEROS Y NO PERECEDEROS

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CONCEPTOS BÁSICOS MODULO ADQUISICIÓN DE BIENES, INSUMOS Y SERVICIOS

POLÍTICA INTERNA
Son los principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones específicas y marcan unos ciertos límites de actuación, nos referimos al hecho diferencial de la empresa.

COMPRA
Tradicionalmente se dice que comprar es "la función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno.
Es la operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido".
Las compras son básicas para el progreso de toda empresa, sea ésta pequeña, mediana o grande, comprador y vendedor ponen especial interés en las negociaciones que realizan.
Las materias primas, mercancías y demás materiales deben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra:
• Precio
• Calidad
• Cantidad
• Condiciones de entrega
• Condiciones de pago
• Servicio postventa

ESPECIFICACIONES ESTÁNDAR
Es el esquema basico aplicable a prácticamente cualquier producto, sea este un bien o un servicio.
Para que el desarrollo de productos se ejecute con facilidad, seguridad y eficiencia, debe seguir una secuencia lógica que implica que cada una de las acciones se haga en el tiempo adecuado y con el grado de calidad necesario.

POLÍTICA DE COMPRA
Las maneja o determina el departamento de compra quien es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento de todo el proceso de compra, esto es requisiciones de mercancía, ordenes de compra, condiciones comerciales y tramites de pago, determina la calidad, cantidad o tipo de materiales solicitados, salvo para asesorar al usuario, documenta todas las operaciones de compra para satisfacer las las necesidades fiscales y de auditoria.
PROVEEDOR
Son las personas físicas o morales a quienes la empresa les debe por el concepto de compra de mercancía a crédito sin ninguna garantía. Ofrecen el servicio de intermediario para la adquisición de materiales a una determinada empresa abasteciéndolos de algunos artículos necesarios.

SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES
Le permite a la empresa dirigir, diferenciar y concentrar los esfuerzos de aprovisionamiento hacia donde sea más eficaz, facilitar la identificación de los proveedores claves con los que mantener una relación constructiva a largo plazo.

INSUMOS
Bienes y servicios que se utilizan en el proceso de producción. Los insumos se definen como todos aquellos productos que son necesarios para la producción. Esta definición de insumos contempla todos los elementos necesarios para que los objetivos del sistema productivo se logren con éxito.
Los insumos juegan un papel importante puesto que bien manejados permiten mejorar notablemente la producción, productividad y rentabilidad de la explotación, por el contrario, el uso indebido o ineficiente de estos pueden provocar efectos negativos en la producción o elevar los costos de la misma provocando que la rentabilidad de la actividad sea negativa.

BIEN
Todo aquello que puede ser objeto de apropiación, empleado para satisfacer alguna necesidad. Cosas o derechos susceptibles de producir beneficios de carácter patrimonial.

SERVICIO
Es un conjunto de actividades que buscan responder a necesidades de un cliente. Se define un marco en donde las actividades se desarrollarán con la idea de fijar una expectativa en el resultado de éstas. Es el equivalente no material de un bien. La presentación de un servicio no resulta en posesión, y así es como un servicio se diferencia de proveer un bien físico.

ORDEN DE COMPRA
Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.

CONTRATO DE COMPRA
Un acuerdo por escrito entre el comprador y vendedor que especifica los términos y condiciones bajo los cuales una propiedad sería vendida. El contrato de compra suele considerarse como "oferta de compra" y se hace nulo cuando una de las partes hace una "contraoferta".

POLÍTICAS DE COMPRAS DEPARTAMENTOS DE HABITACIONES Y DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Ibagué, 12 de mayo de 2008



Señora:
YOLANDA BERNAL
Instructora SENA
Cuidad



REF: POLÍTICAS DE COMPRAS DEPARTAMENTOS DE HABITACIONES Y DE ALIMENTOS Y BEBIDAS


Apreciada señora:

Siguiendo los requerimientos para la administrar recursos humanos, físicos, financieros. A continuación le presentamos nuestras políticas de compras para los departamentos de habitaciones y de alimentos y bebidas.

Deseando todo sea de su agrado esperamos su respuesta para ultimar detalles.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS


OBJETIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Gestionar de manera eficiente y eficaz las adquisiciones de los diferentes bienes y servicios que requiere Springfield Centro Vacacional para obtener un funcionamiento adecuado en los distintos departamentos; ejecutar y supervisar las compras de mobiliario, equipo y materiales y contratación de servicios, generalmente del país con apego a la normatividad, garantizando además la efectiva aplicación de los recursos mediante la adquisición oportuna de los bienes en las mejores condiciones de precios, pago, calidad, soporte técnico y garantía. Todas estas condiciones son respaldadas por escrito mediante cotizaciones, facturas, órdenes de compra y contratos de compraventa.

POLÍTICAS GENERALES

Asesorar a los departamentos en lo pertinente a precios de bienes y servicios, de manera más razonable y económica.
Programar la Capacitación continua del personal.
Autorizar la adquisición de bienes e insumos únicamente en base a presupuestos.
Presentar como mínimo tres posibles opciones de negocio para elegir el proveedor que se ajuste a nuestras necesidades y a las políticas de calidad.
Lograr la mejor negociación del mercado con los proveedores para que nos ofrezcan un financiamiento adecuado.
Actualizar constantemente la cartera de Proveedores.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS

Políticas para el departamento de Habitaciones


1. Las camas sencillas deben contar con una medida min. De 1.90 x 1.20 mts.
2. Las camas dobles deben contar con una medida min. De 1.90 x 1.40 mts.
3. La cama King size debe contar con una medida min. De 2 x 2 mts
4. Colchones ortopédicos antialérgicos de la empresa
5. La lencería debe estar confeccionada con materiales frescos y en tonos coloridos.
6. Todo el mobiliario tiene que ser de madera.
7. Los Electrodomésticos de todas las áreas marca LG.
8. El contrato para los amenities se llevará a término no menor a un año.
9. Las neveras tendrán una medida estándar para todas las cabañas.
10. La adaptación del sistema luminoso tiene que tener especificaciones de ahorro de energía.


Políticas para el departamento de Alimentos y Bebidas


1. Las empresas proveedoras de los alimentos perecederos ofrecerán el servicio de transporte en adecuados vehículos estipulados para éste, a su vez los alimentos estarán dentro de canastillas proporcionadas por el Centro Vacacional.
2. No se manejaran contratos de compra en los alimentos perecederos y no perecederos, y los pagos se harán de contado en efectivo o cheque a quince días.
3. Para manejo de las averías en los alimentos no perecederos se entregara una relación que se dará a conocer en el momento que se toma el pedido y el cambio se recibirá mano a mano al momento de la entrega del pedido.
4. Para efectos de bunas practicas de manejo de alimentos, se exigirá el certificado al dia de la norma ISO a todos los proveedores de alimentos perecederos o no.
5. Toda compra deberá ser registrada magnética y manualmente anexando copia del comprobante.
6. La compra de las bebidas y demás productos de consumo serán exclusivos de empresas de la región o el país; exceptuando en los vinos (chilenos y españoles) y otros destilados extranjeros (whisky, vodka, tequila)
7. Los proveedores de bebidas alcohólicas apoyaran con su personal de impulso y mercadeo los eventos que programe el centro vacacional.
8. Las bebidas alcohólicas tendrán un stock mínimo de producto, básicamente necesario para eventos.
9. El manejo de las bebidas caducadas, alcohólicas o no, se entregara una relación que se dará a conocer en el momento que se toma el pedido y el cambio se recibirá mano a mano al momento de la entrega del pedido.
10. Los pedidos se harán en una fecha promedio de cada quince (15) días.